Votre entreprise peut faire un excellent travail, avoir des membres d’équipe dévoués et servir un grand groupe de clients, mais si sa fonction de facturation ne fonctionne pas correctement, vous ne serez pas en affaires longtemps.
La facturation est fondamentale pour toute entreprise. Le processus exige également précision et rapidité. Si vous vous trompez, vous ne serez pas payé ou vous serez payé en retard pour vos produits ou services, ce qui a vraiment un impact sur votre trésorerie. Et lorsque vous n’êtes pas payé, vous ne pouvez pas rémunérer vos employés ou couvrir vos frais généraux.
Des erreurs dans le processus de facturation peuvent également éveiller les soupçons des clients sur vos pratiques commerciales. Des erreurs répétées augmenteront encore plus ces signaux d’alarme potentiels et obligeront vos clients à repenser s’ils veulent faire affaire avec vous.
La bonne nouvelle est qu’il existe des mesures que vous pouvez prendre pour réduire les erreurs de facturation et instaurer un taux de confiance élevé au sein de votre clientèle.
Les factures manquantes
Si les factures ne parviennent pas à leurs destinataires, elles ne seront pas payées. Et si vous utilisez des délais de paiement nets 30 avec vos clients et que vous ne recevez pas de confirmations automatiques de réception, il peut s’écouler un mois ou plus avant même que vous vous rendiez compte que la facture est manquante. Cela peut avoir un impact significatif sur les flux de trésorerie, sans parler de vous obliger à recommencer le processus de facturation.
Évitez ce problème en utilisant un logiciel financier qui non seulement envoie ou envoie automatiquement les factures directement à la bonne personne dans le service des comptes fournisseurs de votre client, mais qui vous alerte également lorsque la facture a été ouverte et consultée. Assurez-vous que la bonne adresse e-mail est associée au compte de chaque client et que vous vérifiez régulièrement les factures non consultées. C’est un signal qu’ils ne sont pas reçus ou examinés. Recherchez un système automatisé qui peut être configuré pour vous signaler et vous alerter lorsque les factures ne sont pas consultées pendant un certain temps.
Les factures déroutantes
Bien que le langage utilisé sur vos factures puisse être suffisamment clair pour vous, vos clients peuvent voir ce message sous un angle différent. Cela peut entraîner une confusion sur les factures, et cela est particulièrement problématique si vous vendez plusieurs produits ou services différents au même client et que vous les facturer plusieurs fois.
Contourner ce problème en étant aussi clair que possible avec votre langue et votre format de facturation et en utilisant le bon de commande, le devis ou tout autre document d’origine pour établir vos descriptions. En rendant la facture aussi simple à comprendre que possible, le processus d’approbation se déroule plus facilement car le service comptable et l’approbateur comprennent exactement ce pour quoi ils paient.
Des données manquantes
Si vous souhaitez que vos factures soient payées à temps et sans intervention humaine supplémentaire, elles doivent être exactes. Lorsque les données dont les clients ont besoin pour pouvoir traiter les factures sont manquantes, il y a de fortes chances que votre paiement tombe à l’arrière de la ligne jusqu’à ce que quelqu’un découvre le problème.
Par exemple, au lieu d’utiliser simplement à la réception comme date d’échéance, soyez très précis sur la date exacte d’échéance d’une facture. Cela aidera vos clients à gérer leurs propres échéanciers de paiement sans avoir à deviner quand une facture est réellement due. Notez les remises ou incitations à payer en avance ainsi que les pénalités de retard et les types de paiements acceptés.
Il est crucial de disposer de données cohérentes avec une expertise comptable à Forest, Ixelles et à Saint-Gilles en Belgique et mises à jour sur tous vos systèmes, c’est pourquoi il est utile de disposer d’un système de planification des ressources d’entreprise pour tout lier ensemble. Rendez-vous en ligne pour voir plus. Votre système automatisé doit signaler ces types de problèmes pour vous, ou vous pouvez les examiner manuellement pour vous assurer que tous les champs sont remplis avec des informations logiques et pertinentes. Quoi qu’il en soit, ayez un processus en place pour examiner en profondeur les données de la facture avant de cliquer sur Envoyer.
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